Come espandere un’attività grazie al Business Plan

Molto spesso il business plan viene utilizzato come strumento utile per le nuove iniziative imprenditoriali come le start up o per il lancio di una nuova attività professionale. Tuttavia il tema di come espandere un’attività è altrettanto di attualità.

Perché fare un Business Plan per una attività esistente?

In realtà il business plan ha una grandissima utilità anche nel caso di imprese che desiderano ampliare la propria attività. In particolare, quando serve raccogliere i fondi per finanziare l’ampliamento dell’attività, la presenza del business plan è fondamentale per dialogare con l’investitore o la banca.

In questo articolo non tratterò il rilancio delle aziende in crisi in quanto ne abbiamo già ampiamente parlato in quest’altro articolo dedicato alle aziende in crisi.

Quindi parleremo dell’espansione di attività che hanno già una storia di buoni risultati alle spalle.

Come è facile comprendere è molto più facile ottenere fondi per ampliare un’attività esistente rispetto a una che deve cominciare da zero come una Start Up, sempre che l’attività esistente sia ragionevolmente redditizia.

Esistono tre motivi per cui risulta più facile trovare finanziamenti per espandere un’attività esistente rispetto a un’attività del tutto nuova:

• il fatto che esiste un mercato già collaudato per il prodotto o servizio dell’attività esistente;
• gli imprenditori hanno già dimostrato di essere in grado di condurre un’attività nel passato;
• l’attività ha già dei buoni risultati in termini economici (utile);

Un ulteriore vantaggio di fare un business plan per un’attività esistente è che grazie all’esperienza del passato, è possibile conoscere in profondità quali sono le dinamiche dell’attività, quali problemi ci sono, e quali sono le reali opportunità di miglioramento. Questa conoscenza è naturalmente a disposizione dell’imprenditore, ma grazie ad un business plan diventerà visibile anche all’esterno a patto che il piano di espansione sia presentato in maniera chiara e trasparente.

Il Piano di Sviluppo: i contenuti

Nella stesura del piano di sviluppo si inizia, naturalmente, con una breve storia dell’attività, di ciò che è stato fatto, di ciò che si fa ora, delle eventuali difficoltà che si sono incontrati e superate, dei problemi e delle opportunità che si hanno davanti, per cui si è reso necessario cercare fonti o risorse aggiuntive.

Naturalmente il piano si conclude con il resoconto sul fatturato, sugli utili, sulle risorse finanziarie degli ultimi anni, sia per gli ultimi anni che per i piani futuri nel quale stimare l’ampliamento dell’attività a livello economico e finanziario.

Anche in caso di situazione di mercato soddisfacente, occorre dimostrare agli interlocutori esterni, che il mercato sia in grado di assorbire la maggiore offerta di prodotti o servizi a seguito dell’espansione presente nel piano, o meglio occorre dimostrare che la strategia di marketing prevista nel piano sia in grado di supportare tale crescita anche in termini di contatti di potenziali clienti.

Tutto ciò naturalmente parte da un’approfondita analisi di quelle che sono oggi le relazioni con i clienti, le strategie e le tecniche soni già utilizzate per raggiungerli, e trasformarli in clienti finalizzati.

Il Piano di Sviluppo organizzativo e del Team

In ogni progetto di sviluppo, una componente fondamentale è naturalmente lo sviluppo organizzativo, intendo quindi lo sviluppo del team.

A differenza del piano d’impresa che viene presentato da una nuova azienda, nel quale l’attenzione è rivolta a dimostrare le capacità dell’aspirante imprenditore, nel piano di sviluppo di un’attività esistente, i risultati già ottenuti dimostrano le capacità dell’imprenditore, almeno per la gestione attuale dell’attività e della sua dimensione attuale.

Tuttavia se il piano di sviluppo prevede uno sviluppo anche del team, occorre dimostrare e spiegare in che termini crescerà il team, sia dal punto di vista numerico che dal punto di vista qualitativo, come ad esempio in termini di competenze, formazione, qualità personali.

In tutto ciò è naturalmente importante anche spiegare come in dettaglio  l’organizzazione del team verrà migliorata e sviluppata per supportare lo sviluppo dell’attività. Ad esempio, potrebbero servire nuovi collaboratori, nuovi manager o nuovi processi di organizzazione interna.

Al crescere infatti del numero di collaboratori cresce la complessità di gestione e diventa sempre meno efficace il controllo a vista dei fenomeni che accadono nell’attività.

Per tale motivo diventano molto più importanti le procedure interne, i ruoli e le responsabilità dei collaboratori e manager, il fatto che esista un sistema di delega chiara ed efficace.

Sicuramente non è possibile a fronte di una forte crescita continuare ad accentrare, anche se accentrare a sé tutte le funzioni è molto efficace nelle piccolissime imprese famigliari, non è sicuramente una strategia efficace in un’azienda che sta crescendo.

Quanto sopra richiede una crescita a livello personale dell’imprenditore stesso, che via via che l’azienda cresce dovrà imparare a delegare e creare un team, un team però di persone responsabili in grado di gestire autonomamente i problemi.

Il Piano di Sviluppo: i meccanismi di controllo

Un altro aspetto che va dimostrato nel piano di sviluppo è la crescita della capacità di controllare l’attività.

Infatti anche a livello di numeri, dati e, in generale, attività da controllare, ogni crescita aziendale va supportata da una crescita dei sistemi di controllo.

Come dicevamo il controllo a vista, o il decidere alla giornata, non funziona più in realtà nelle quali alla crescita delle attività corrisponde una crescita della complessità.

Inserire strumenti di controllo di gestione richiede tempo e risorse e naturalmente nuove competenze da sviluppare nel team, e talvolta persone dedicate a tale controllo, che siano supportati anche dai giusti strumenti, come ad esempio i software gestionale.

Naturalmente tutto ciò non deve complicare eccessivamente la gestione, occorre sapere quali dati controllare, selezionare solo quelli indispensabili, e creare procedure snelle che permettano però di avere il polso della situazione su tutti gli aspetti di gestione aziendale.

Il piano di sviluppo dovrà prevedere anche l’investimento necessario per introdurre e sviluppare questi sistemi di controllo e quanto serve per renderli operativi.

Il Business Plan e il Piano di Sviluppo: il ruolo dell’imprenditore

Uno sviluppo importante di qualsiasi attività richiede quindi risorse non solo per finanziare l’investimento produttivo ma anche per sviluppare le capacità manageriali dell’imprenditore e del suo team. Al crescere dell’attività infatti dovranno crescere le capacità di fare marketing, le capacità commerciali, la capacità di gestire un team, e come dicevamo le capacità di controllare la gestione economica e finanziaria.

Un interlocutore esterno esperto di tale dinamiche vuole trovare nel piano di sviluppo la risposta a queste esigenze. Occorre dimostrare la consapevolezza dell’imprenditore sulle crescenti esigenze e sul fatto che si disponga di una strategia chiara, equilibrata e robusta in tutti gli aspetti di gestione aziendale.

Il Business Plan e il Piano di Sviluppo: quale crescita?

Esistono quattro leve in grado di supportare un qualunque processo di crescita:

• innovazione;
• riduzione dei costi di produzione del prodotto;
• miglioramenti del servizio o del prodotto;
• miglioramento del servizio al cliente.

Espandere una qualunque attività significa entrare in territori sconosciuti, in un mare più grande popolato naturalmente da pesci più grandi.

Questo comporta più alternative, e la scelta tra le alternative possibili diventa ancora più importante.

Nello scrivere il business perenne occorre chiarire bene quali strategie sono state scelte e dimostrare che si conoscono bene le conseguenze di ogni decisione presa.

Per esempio, se si sceglie di puntare sull’innovazione, occorre spiegare in cosa si intende innovare e come supportare tale decisione con i giusti investimenti in ricerca, sviluppo e formazione.

Se scelgo invece di puntare su prodotti meno costosi, occorre dimostrare come e quanto si ridurranno i costi operativi o generali e quindi di quanto migliorerà la marginalità dei prodotti o servizi.

Occorre poi prestare attenzione a termini generici come “servizio migliore”. Servizio migliore è tale solo se basato su indici misurabili, come ad esempio i giorni di consegna, il numero di visite ai clienti, i giorni di incasso, eccetera.

Migliorare invece i prodotti e servizi offerti comporta spesso un alto grado di innovazione o, nel caso di professionisti, di formazione tecnica e non solo. Il piano di sviluppo deve quindi dimostrare dove si intende investire, quanto si intende investire e quando tali investimenti comporteranno un miglioramento del servizio e del prodotto offerto.

Inoltre il piano di sviluppo, nel suo complesso, dovrà presentare in modo chiaro la visione di lungo termine, dove tutto questo sviluppo ci porterà, e come ogni aspetto del business crescerà per supportare tale sviluppo.

Il Business Plan e il Piano di Sviluppo: i numeri

Infine, occorre prestare massima attenzione alla sezione dei numeri, in particolare del piano economico finanziario e, in caso di richiesta di nuovi finanziamenti, dell’evidenza di come e quando si intende utilizzare il denaro prestato, e di quali risultati economici e finanziari possiamo attenderci da tali investimenti, e quando si manifesteranno per permettere di ripagare quel debito.

Molto spesso la richiesta dell’imprenditore è invece di avallare quanto concedibile dalla banca e quindi condizionare il Piano di sviluppo alle risorse concedibili da un unico interlocutore.

E’ quindi un errore formulare un piano di sviluppo che richieda l’ammontare di risorse finanziarie che il solo direttore di banca è disposto a concedere, il fabbisogno finanziario del piano di sviluppo se superiore, va correttamente comunicato e spiegato. Poi al limite ci si attiverà per trovare altri interlocutori.

Ricordando inoltre che il fabbisogno finanziario del business plan, come visto in precedenza, non include solo gli investimenti tecnici necessari allo sviluppo ma tutti gli investimenti accessori utili a supportare lo sviluppo manageriale del team e gli strumenti nuovi.

Infine il fabbisogno finanziario dovrà anche tenere conto di un certo grado di previsione di imprevisti che possono influenzare qualunque piano di sviluppo, o in termini di risorse finanziarie, o intende in termini di tempo di realizzazione degli investimenti, come ad esempio dei ritardi di attuazione degli investimenti stessi.

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Alberto Baruffaldi
Business Planning & Financial Trainer