Budget Aziendale Previsionale per piccole imprese e professionisti

In un precedente articolo abbiamo analizzato perché un professionista o piccolo imprenditore dovrebbe dedicare del tempo per fare un Budget Aziendale Previsionale.

Abbiamo compreso che fare il Budget Previsionale fa parte del percorso che porta qualunque professionista o imprenditore a comprendere e gestire in modo profittevole la propria attività uscendo dalla pessima abitudine di gestire “a vista”.

E abbiamo assodato che occorre sposare invece la filosofia del Budget Previsionale che parte dalla definizione di Obiettivi, dalla verifica dei Risultati ottenuti, dal confronto con gli Obiettivi e, di conseguenza, dall’attuazione di manovre correttive per rendere via via sempre più reali quegli Obiettivi stabiliti nel Budget Aziendale.

Budget Aziendale Previsionale: definizione

Purtroppo verifico quotidianamente che molti Professionisti e Piccoli Imprenditori, erroneamente, pensano che le faccende legate ai numeri e ai bilanci siano una questione del Commercialista.

Ciò è naturalmente vero per le questioni meramente contabili e fiscali, ma sicuramente non lo è per quanto riguarda il controllo della gestione aziendale, gli obiettivi commerciali, il controllo dei costi e dei margini e della liquidità.

Riuscire a prevedere, controllare e gestire il fatturato, i costi, i margini e la liquidità è sotto la responsabilità del Professionista, del Piccolo Imprenditore o del suo Team, permettendo così di governare davvero l’attività, indirizzarla verso gli obiettivi, con la giusta profittabilità e liquidità.

Il Budget Aziendale Previsionale è il principale strumento da cui partire, ma purtroppo è anche il più trascurato.

Riepilogando, il Budget Aziendale Previsionale:

• Parte dagli Obiettivi Strategici del Professionista e del Piccolo Imprenditore e li traduce in numeri, piani di azione, stima delle risorse, degli investimenti e delle fonti di finanziamento;
• Include dunque anche i Piani di Azione, non solo i numeri, definendo anche i Responsabili di quelle Azioni;
• Permette di gestire la capacità dell’attività, non solo di Fatturare, ma anche di generare Profitti e Liquidità;
• Permette di disporre di un Cruscotto Aziendale grazie al quale verificare di mese in mese l’andamento dell’attività professionale o imprenditoriale e quindi del suo stato di salute;

Operativamente, il Bilancio Aziendale Previsionale è un Bilancio che prevede Ricavi e Costi, Entrate e Uscite, Investimenti e Finanziamenti. Basandosi su stime, chiaramente può prevedere errori di previsione che però si possono ridurre se esiste un modello matematico alla base della costruzione del Budget che permette di simulare la gestione dell’attività.

Quindi la conoscenza storica dell’attività serve non tanto a conoscere i numeri, ma da quei numeri trovare uno schema utilizzabile anche per le previsioni, come ad esempio, i tassi di conversione tra attività di Marketing e Vendite, la marginalità dei prodotti o servizi, l’incidenza dei costi fissi, ecc.

Budget Aziendale Previsionale: istruzioni e spunti operativi

• Un Professionista o Piccolo Imprenditore per fare il Budget non ha bisogno di software o gestionali costosi, ma può tranquillamente utilizzare Excel;
• Un Budget non è mai solo annuale, ma deve essere mensilizzato, cioè scomposto sui vari mesi;
• Per ogni mese è previsto l’Obiettivo (dato previsionale), il Consuntivo (dato effettivo) e lo Scostamento tra i due, cioè la differenza tra dato previsto e dato effettivamente raggiunto;
• In alcuni business è comodo anche creare i sub totali per trimestre o semestre;
• Le righe del Budget vanno opportunamente costruite accorpando ricavi e costi in categorie omogenee di Ricavi e Costi, come ad esempio i Costi Operativi utili a produrre o acquistare il Prodotto o Servizio, i Costi di Marketing, le spese Generali e Amministrative, ecc.
• Creare dei sub totali per evidenziare i Margini, quelli della gestione caratteristica, cioè del prodotto o servizio tipico dell’attività, e quelli della attività nel suo complesso, che tengono conto, ad esempio, anche delle spese generali e amministrative;

Budget Aziendale Previsionale: quando farlo?

Essendo il Budget un documento previsionale va preparato per l’anno successivo al termine dell’anno precedente, o al massimo, nel primissimo mese dell’anno.

Tuttavia la gestione del Budget non si esaurisce con la sua preparazione iniziale (previsione) ma diventa efficace e utile se poi, mese per mese, si raccolgono con lo stesso criterio i dati effettivi e si misurano gli scostamenti tra dati previsionali e dati effettivi.

Questo monitoraggio costante permette di misurare gli scostamenti e identificare le eventuali aree problematiche, e di conseguenza, effettuare le manovre correttive che permetteranno di avvicinarsi sempre più agli obiettivi stabiliti a inizio anno.

Ma, in dettaglio, quali sono i passi necessari per fare un Budget Aziendale Previsionale?

Prima di tutto occorre comprendere quali informazioni vanno raccolte e come dettagliarle nel Budget Aziendale Previsionale:

• Ricavi, in altre parole il Fatturato previsto, al netto di IVA. Se esistono categorie diverse di Ricavi, meglio tenerle distinte, così come se esistono diversi tipi di Prodotti o Servizi. Ad esempio, distinguere i Ricavi da Consulenza da quelli di Formazione se sono presenti entrambi i business;
• Costi Variabili Operativi, questa sezione include tutti i costi necessari a produrre, acquistare o erogare il bene o servizio, suddivisi per categoria e/o fornitore a seconda del metodo più utile. In caso di Prodotto fisico sono i costi per le materie prime, e la produzione del bene, nel caso di servizi sono gli eventuali costi che servono per erogare il servizio al cliente, come ad esempio le spese di viaggio per un consulente;
• Costi Variabili di Gestione, in questa sezione vanno inseriti tutti quei costi che variano col variare del Fatturato ma sono connessi all’attività commerciale, al Marketing, eventuali Provvigioni, omaggi, ecc.
• Margine di Contribuzione Lordo, è la differenza tra il totale dei Ricavi, e il totale dei Costi Variabili Operativi e di Gestione. Può anche essere rappresentato come percentuale (Margine di Contribuzione Lordo / Ricavi), è una misura importante perché rappresenta un indice molto utile per comprendere quanto margine diretto viene generato dalla vendita dei beni e servizi tipici dell’attività. Chiaramente non corrisponde all’Utile in quanto occorre ancora considerare i Costi Fissi tipici della struttura;
• Costi Fissi, include tutti i costi fissi dell’attività, cioè tutti quei costi che non variano al variare del fatturato, come ad esempio il costo del personale, gli affitti, i leasing, le spese amministrative, le assicurazioni, il commercialista, ecc.
• E.B.I.T., è la differenza tra Margine di Contribuzione e il totale dei Costi Fissi, rappresenta l’Utile prima delle spese per Interesse e le Imposte e Tasse, anche in questo caso può essere espresso in Euro e in Percentuale rapportato al Fatturato.

I costi esclusi da tale schema sono a questo punto solo gli Oneri Finanziari e le Imposte o Tasse sul Reddito

Si parte sempre dal Budget dei Ricavi e poi si dettagliano prima i Costi Operativi, i Costi della Struttura.

Infine occorre tenere presente che:

• La semplicità è sempre gradita, evita calcoli complessi in modo da agevolare le previsioni e la verifica mese per mese. Talvolta “spaccare il capello” costa di più del vantaggio che si ottiene grazie all’informazione dettagliata;
• E’ importante ragionare su base mensile, e tutte le cifre devono essere conteggiate senza IVA, tranne il caso in cui l’IVA per voi sia un costo indetraibile;
• Il confronto con gli anni precedenti è molto utile per misurare gli scostamenti rispetto al passato e comprendere i motivi alla base di tali scostamenti;
• Gli obiettivi inseriti nel Budget aziendali devono essere realistici;
• Non concentrarti solo sul Fatturato. E’ sicuramente il punto di partenza, ma ricorda che l’obiettivo non è solo Fatturare ma soprattutto Guadagnare;
• Se l’attività è appena partita (Start Up) e non si hanno dati storici, occorre prestare massima attenzione alle previsioni e soprattutto a maggior ragione, raccogliere immediatamente i dati mensili e confrontarli con gli Obiettivi per effettuare le giuste correzioni;
• Sii prudente per quanto riguarda i Ricavi e prevedi già gli imprevisti e eventuali spese straordinarie

Budget Aziendale Previsionale: gli indicatori più importanti

• Il Margine di Contribuzione Lordo misura la differenza tra i Ricavi derivanti dalla vendita di Prodotti e Servizi e i Costi variabili necessari alla loro produzione, acquisto o erogazione. Misura in altre parole la capacità di coprire i Costi Fissi dell’attività. Se già il Margine di Contribuzione è negativo è facile ipotizzare problemi di marginalità e di conseguenza di liquidità;
• Incidenza dei Costi del Personale, se la vostra attività prevede un costo importante del Personale, calcolare l’incidenza del Costo del Personale sul Fatturato, è assolutamente vitale per monitorare quanto incide e come cambia nel tempo;
• Incidenza dei Costi Fissi, è un paramento utile, ad esempio, per misurare quanto il tuo Business è “pesante” o “leggero” ed è un’informazione utile per il conteggio e la verifica dei prezzi o onorari di vendita;

Ogni altro indicatore utile a misurare gli aspetti importanti della tua attività, insieme a questi, è utile sia nel confronto col passato che, quando possibile, nel confronto col mercato e i principali concorrenti.

Per imparare concretamente come fare un Budget Aziendale Previsionale per la tua Professione o Impresa, puoi partecipare al Workshop specifico “Quick Budget” nel quale in modo pratico e guidato, ti aiutiamo a creare il tuo Budget in Excel, ma soprattutto a capire come creare obiettivi nel tuo business e misurarne il raggiungimento.

Tuttavia, per avere una visione più allargata e completa, puoi valutare il corso sul Business Plan (in aula oppure online) per la definizione del piano di impresa ed il corso per una gestione finanziaria efficace della tua attività (in aula oppure Online)

Alberto Baruffaldi
Business Planning & Financial Trainer