Perché un professionista o imprenditore dovrebbe fare il Budget

Budget: definizione

Senza scomodare definizioni accademiche, il Budget è un bilancio non sui periodi passati, come il bilancio che di solito si discute con il commercialista sull’anno precedente, bilancio utile al conteggio delle imposte. Fare il Budget significa creare un bilancio di previsione, solitamente sui prossimi 12 mesi. Ad esempio, al momento, ha senso iniziare a preparare il Budget per l’anno 2019

Previsione di cosa? Nel Budget sono incluse quindi le previsioni di fatturato, le previsioni di costi, le previsioni finanziarie (entrate e uscite) e quelle patrimoniali (Debiti, Crediti, Investimenti, Finanziamenti).

Budget: composizione

Il Budget è praticamente composto da 3 documenti:

• budget economico (fatturato e costi del prossimo anno);
• budget investimenti (previsione su più anni di eventuali nuovi investimenti);
• budget finanziario (previsione delle fonti di finanziamento, sia interne che esterne e del Cash Flow)

Iniziamo a chiarire che, ad esempio, per un professionista potrebbe anche servire solo una versione ridotta del budget, che si concentri almeno sulle previsioni di fatturato, delle spese di marketing, degli altri costi e delle imposte.

Mentre un Imprenditore con una impresa strutturata (con una Sede, con alcuni dipendenti, ecc.) avrà la necessità di prevedere non solo il Fatturato, ma anche i propri Margini, i propri costi, le spese fisse, la liquidità, i nuovi investimenti, ecc.

I motivi per cui un professionista e imprenditore dovrebbe fare il Budget

Dopo queste breve introduzione per chiarire cosa si intende per Budget, veniamo al tema centrale di tale articolo: per quale motivo professionista o un imprenditore dovrebbe dedicare del tempo, prima a comprendere come si realizza un Budget, e poi ogni anno, a realizzarlo?

Purtroppo in tale ambito le errate convinzioni sono molte.

C’è chi crede che fare un Budget, equivalga solo a fare previsioni, per cui pensa sia una perdita di tempo. In realtà fare un Budget è il metodo migliore di darsi degli obiettivi nel business.

Avere obiettivi è il primo passo per raggiungerli. Non avere obiettivi, nel business, come nella vita, equivale a vivere alla giornata, senza aver chiaro la direzione e la strada per arrivare a quella direzione.

Molti semplicemente non fanno il Budget perché non sanno banalmente come fare, non sanno il metodo, oppure pensano servano strumenti complicati o software costosissimi. In realtà basta conoscere il metodo ed essere dotato di un foglio di calcolo (es. Excel).

Dunque per quali motivi è utilissimo fare il Budget?

Ecco i principali motivi per cui qualunque professionista, startupper o imprenditore dovrebbe fare il Budget:

• Fare il Budget aumenta tantissimo la conoscenza del proprio business. In particolare costringe il Professionista o l’Imprenditore a conoscere in dettaglio la composizione del proprio fatturato (quali prodotti o servizi contribuiscono maggiormente, quali clienti, ecc.), la composizione dei propri costi (operativi, marketing, spese generali, ecc.), i propri margini, l’incidenza dei costi fissi, ecc.
• Fare il Budget è il processo mediante il quale un professionista o imprenditore fissa i propri obiettivi. Avere degli obiettivi serve solo se tali obiettivi sono misurabili, raggiungibili, motivanti e soprattutto specifici e con una scadenza. Tutte qualità che servono per fare il Budget. Solo avendo obiettivi è possibile tracciare il percorso necessario per arrivare a conseguirli;
• Avere un Budget aumenta il metodo per avere risultati nel business. Fissati gli obiettivi grazie al Budget, è possibile attuale il circolo virtuoso che porta a raggiungere quegli obiettivi. Tale circolo virtuoso è composto da: 1) obiettivi 2) azioni e piani per raggiungere gli obiettivi 3) misurazione dei risultati 4) correzione delle azioni e dei piani (ricalcolo). Tale processo, da ripetersi continuamente, permette di fissare l’obiettivo, misurare i risultati e, se necessario, ricalcolare, fino a quando si sarà raggiunto l’obiettivo;
• Creare un Budget aumenta la conoscenza del mio modello di business. Significa formalizzare come sto creando ricchezza, denaro e valore dalla professione o impresa, significa capire da dove arrivano i soldi, dove finiscono, e soprattutto quali sono i passaggi delicati, da tutelare, nell’organizzazione del proprio business. Creare il Budget “costringe” l’imprenditore o il professionista ad entrare nel dettaglio dei propri servizi o prodotti, di come vengono creati o gestiti, della composizione della propria clientela, della propria organizzazione, delle proprie risorse e del loro utilizzo, ecc. Tale conoscenza è la base per poi poter migliorare il proprio modello di business, non solo dal punto di vista numerico;
• Il Budget delle spese, permette al professionista o imprenditore, di mappare tutti i costi, sapere quanto incidono, prevederli e gestirli, e grazie a questa maggiore conoscenza, ad ottenere maggiore efficienza della propria struttura, se esiste, o in generale del proprio business;
• Disporre di un Budget, permette di fare simulazioni sulla possibilità, ad esempio, di effettuare nuovi investimenti (es. cosa succede se acquisto…) o scelte importanti (es. acquisto dall’esterno o produco internamente?). Ma la simulazione è utile anche a misurare l’impatto di eventuali rischi che potrebbero avverarsi.
• Progettare a tavolino un Budget, e quindi gli obiettivi permette di scegliere le priorità. Professionisti e Imprenditori che non si misurano con la costruzione del proprio Budget, come risultato, tendono a vivere alla giornata. Questo significa che spesso sono più impegnati a gestire le urgenze che a decidere le cose importanti. Scegliere di introdurre il Budget nella propria professione o impresa, significa scegliere di concentrarsi sulle cose importanti, pianificarle, e gestire il processo per arrivarci. Ad esempio, nel prevedere quel determinato corso importante per la propria crescita, quella iniziativa di marketing capace di aprire nuove opportunità, effettuare quel determinato investimento, ecc.
• Fare il Budget diminuisce i rischi della propria attività. Fare le previsioni commerciali, dei costi e soprattutto delle proprie entrate e uscite, permette al Professionista e all’Imprenditore di poter pianificare finanziariamente lo sviluppo del proprio business, quindi, in prativa, anche dei debiti aziendali, di eventuali nuovi finanziamenti necessari, ecc. Ma questo nuovo indebitamento non viene guidato dall’urgenza della situazione, ma da una attenta pianificazione, spesso legata alla crescita del proprio business. E’ quindi chiaro come ciò aumenta di molto l’equilibrio finanziario, la solidità e di conseguenza diminuisce la rischiosità;
• Fare il Budget, evita di chiudere la partita iva al secondo anno. Soprattutto per i Professionisti, i Freelance e le Partite Iva, non pianificare le imposte da pagare è una delle principali cause di crisi di liquidità quando arrivano i primi F24. Riuscire a fare una previsione delle Entrate, delle Uscite e delle Imposte e, di conseguenza, della propria liquidità disponibile, permette al professionista, con mesi di anticipo di calcolare gli accantonamenti necessari per affrontare il pagamento delle imposte e dei relativi acconti previsti dal sistema fiscale italiano. Non si tratta di sostituirci al commercialista, solo di riuscire a fare delle previsioni accettabili, in grado di farci comprendere quanto accantonare;
• Il Budget migliora l’organizzazione interna. Un Budget ben fatto, presuppone non solo la fissazione degli obiettivi, ma anche il Piano Operativo per poi raggiungere quegli obiettivi, e all’interno di tale Piano, la definizione dei Responsabili delle azioni e attività necessarie. Questo metodo, soprattutto nelle realtà più piccole, spesso è assente, si tende a fare tutto tutti, e la conseguenza è tutte le responsabilità rimangono accentrate in capo a l’imprenditore o, peggio, regna il caos organizzativo;
• Il Budget migliora la motivazione interna. Col crescere del business potrebbe essere che il Team viene allargato tramite l’inserimento di collaboratori che magari hanno una responsabilità, seppur parziale, nel raggiungimento degli obiettivi inseriti nel Budget. In casi come questi, definire il Budget significa chiarire anche le Responsabilità precise di tali collaboratori e soprattutto gli indici di misurazione del raggiungimento dei loro obiettivi. Ciò permette di creare un sistema premiante in funzione degli obiettivi raggiunti, creando così un clima favorevole alla motivazione interna.

Fare il Budget e ottenere tali risultati, di conseguenza porta un ulteriore enorme vantaggio: permettere al Professionista o Imprenditore di pianificare la Crescita e lo Sviluppo controllato del proprio business.

L’alternativa è affidarsi ai colpi di fortuna, a fattori esterni, oppure di cercare di fare del proprio meglio giorno per giorno, trovandosi però spesso a gestire i problemi quotidiani invece di decidere di investire il proprio tempo e le proprie risorse nelle iniziative davvero importanti.

Budget: come fare un budget previsionale

Ora che abbiamo capito cosa è un Budget, quali informazioni lo compongono e soprattutto perché ha senso dedicare del tempo per farlo, cerchiamo di capire anche come fare un Budget Previsionale.

In realtà di questo tema ne parleremo nei prossimi articoli dedicati, quello che posso anticiparvi l’ordine con cui redigere i documenti presenti nel Budget. Ecco l’ordine suggerito.

• Budget Commerciale: prima di tutto si creano gli obiettivi commerciali (Fatturato);
• Budget di Produzione o delle Spese Operative. Per una società di produzione, fatta la stima di quanti prodotti vendere, viene la stima di quanto costa produrre quel numero di prodotti. Nelle aziende di servizi o per i professionisti non esiste una vera e propria produzione fisica, ma una serie di costi necessari ad erogare il servizio. Sono i costi operativi;
• Budget delle Spese Generali. Si tratta delle spese fisse, gli affitti, il commercialista, ecc.
• Budget degli Investimenti.
• Budget delle Risorse Umane. Se serve potenziare il Team.
• Budget Finanziario.

Puoi imparare come fare un Budget previsionale per la tua Professione o Impresa, partecipando al Workshop “Quick Budget” nel quale in modo pratico e guidato, ti aiutiamo a creare il tuo Budget in Excel, ma soprattutto a capire come creare obiettivi nel tuo business.