Come migliorare la gestione aziendale partendo dai numeri

Come migliorare la gestione aziendale? Partendo dai numeri. I numeri sono quell’elemento poco gradito a molti, ma che diventa l’unico elemento oggettivo utile a gestire e monitorare lo sviluppo delle attività professionali o imprenditoriali oppure, nei casi più gravi a gestire le situazioni di difficoltà.

Gestione Economica e Finanziaria: capiamo la differenza

Prima di proseguire è utile subito mettere in chiaro una distinzione netta tra gli aspetti economico e gli aspetti finanziari della gestione aziendale.

Un’attività professionale o imprenditoriale sana lo è da due punti di vista:

• La gestione economica, capace di generare redditività e margini. In altre parole tale gestione misura la differenza tra Ricavi e Costi e calcola l’Utile e il Margine prodotto. Margine ad esempio sulla vendita dei singoli Prodotti o Servizi, Margine rispetto ai Costi Fissi, ecc.
• La gestione finanziaria, capace invece di generare Liquidità (Cash Flow). In questo caso si misura la differenza tra le Entrare e le Uscite, e si calcola quanta liquidità in un dato periodo è stata generata dall’attività stessa.

Questa distinzione per alcuni è assolutamente banale e base, ma nel panorama dei professionisti e piccoli imprenditori è qualcosa che è meglio non dare per scontato.

Una gestione aziendale sana, se parliamo di numeri, parte quindi dalla misurazione dei risultati nelle due aree: economica (Ricavi, Costi e margini) e finanziaria (Entrate, Uscite e Liquidità).

Confondere i due aspetti significa impostare già in maniera errata qualsiasi sistema di misurazione o analisi dell’andamento aziendale e, di conseguenza, sbagliare poi le analisi che ne conseguono e le possibili soluzioni.

Gestione Economica: da cosa dipende?

Fatta questa opportuna distinzione partiamo dai fattori che determinano una buona gestione economica.

La gestione economica misura i margini, la redditività di una attività professionale o imprenditoriale e quindi misura i Ricavi e i Costi.

Misurare, controllare e apportare miglioramenti alla gestione economica significa quindi comprendere da cosa sono influenzati i margini, cioè i Ricavi e i Costi.

Gestione Economica: i Ricavi

I Ricavi, cioè il Fatturato che una attività professionale o imprenditoriale è in grado di generare dipende naturalmente da una serie di fattori molto diversi tra loro. Vediamo i principali:

• Le scelte in termini di Modello di Business: il modo scelto in fase di impostazione del business o della Strategia per trasformare le proprie competenze, le proprie capacità, il proprio know-how, i propri prodotti, in Fatturato, in valore per il Cliente Finale. Parliamo quindi delle scelte a più ampio respiro: quali clienti, in quale area geografica, con che canali commerciali, impostazione del Prodotto Entry Level e dei Prodotti a più alto Valore, ecc.
• Le scelte in termini di Strategia Marketing: strettamente connesse a ciò, il Fatturato, dipende fortemente dalle scelte di Marketing contenute nella propria Startegia di Marketing: tipologia di Cliente Target, tipo di strategia utilizzata (valore o prezzo?), posizionamento sul mercato, canali scelti, promozioni, ecc.
• Infine incidono anche le scelte nella Strategia Commerciale, come ad esempio, le modalità in termini di canale di vendita (Es. online, direttamente, tramite partner, tramite una rete vendita, ecc.) e tutte quelle strategie tipo di Upsellig, Cross-selling e fidelizzazione.

Quindi passando ad esempi pratici, la capacità di raggiungere Clienti Target che scelgono non in base al prezzo più basso, ma ad altri fattori legati più al valore che si è in grado di trasmettere, permette di aumentare il fatturato in quanto, a parità di volumi venduti, si potrà applicare un prezzo più alto.

Oppure il fatto di avere impostato strategie non solo per trovare nuovi clienti, ma anche per rivendere altri prodotti o servizi allo stesso cliente, oppure per rivendere più spesso allo stesso cliente, sono forme che permettono di aumentare le quantità vendute e di conseguenza il fatturato.

Altro esempio, riguarda la capacità, in termini di Marketing di generare davvero contatti utili, profilati e di qualità, che permettano di sviluppare il proprio business con costanza e qualità delle vendite.

Oppure la capacità commerciale di vendere valore invece di essere sempre costretti a vendere concedendo sconti che vanno a ridurre il valore del venduto.

Concludendo, l’impostazione della Strategia Aziendale, della Strategia di Marketing e Commerciale, non sono qualcosa di teorico o fumoso, ma incidono pesantemente sulla capacità di Vendere e soprattutto sulla capacità di farlo a un livello di prezzi ragionevole e che valorizzi le qualità dell’offerta stessa.

Se oggi lavori con i peggiori Clienti, magari non dipende dal Mercato, o dal fatto che tutti i clienti sono così, ma dipende dalla tua capacità (e del tuo Marketing) di arrivare ai clienti migliori.

Tutte le volte che mancano riflessioni approfondite su tali Strategia, al contrario, si vende solo grazie agli sconti o concedendo il prezzo più basso, si lavora coi clienti che poi non pagano, si insegue il cliente concedendo termini e condizioni di vendita proibitive, ecc.

Gestione Economica: i Costi

La gestione dei Costi è leggermente complicata dal fatto che i costi aziendali sono di vario tipo: esistono costi che dipendono strettamente dal numero di prodotti o servizi venduti, ed esistono costi invece che sono fissi indipendentemente dal valore delle vendite.

I Costi Fissi sono naturalmente i più rischiosi.

Il fatto di avere più o meno costi, sia variabili che fissi, dipende da alcuni fattori:

• Esattamente come i Ricavi, dalla Strategia scelta: chiaramente una strategia che punta ad un dato posizionamento anche in termini di qualità dei prodotti o servizi, aumenta necessariamente i costi, ma ciò potrebbe non essere un problema se parallelamente si riesce a farsi pagare un prezzo di vendita adeguato;
• Altre scelte strategiche importanti sono legate al modello di business scelto e alla struttura Tali scelte incidono pesantemente sull’ammontare dei costi fissi. Ad esempio, se la produzione dei beni è interna o è possibile utilizzare fornitori esterni, se serve una sede, e di che tipo, se servono attrezzature oppure no, ecc.
• Nel caso dei Servizi, sono fondamentali le corrette valutazioni anche delle risorse non solo finanziarie, ma anche di tempi di esecuzione dei lavori o dei progetti. Talvolta infatti, a livello teorica il progetto presenta una marginalità, come differenza tra Ricavi e Costi stimati per il progetto, ma a consuntivo, si potrebbe evidenziare una perdita se si valutasse correttamente l’impegno in termini di tempi utilizzati per il progetto stesso;
• Altra riflessione importante sui costi è legata alle inefficienze interne: ogni processo aziendale inefficiente comporta spreco di tempi e soldi, e di conseguenza porta a costi inutili o più elevati del necessario;
• Esistono poi altre possibili scelte che possono far lievitare i costi: tutte quelle scelte prese più per emotività che per valutazione dei numeri sottostanti. Sono ad esempio, le scelte prese per ego dell’imprenditore o prese per valutazioni famigliari.

Ecco che quando si desidera la marginalità della propria attività, è necessario ripartire e rivalutare ognuna di queste scelte, sia negli aspetti che incidono sui Ricavi che quelle sui Costi.

Gestione Finanziaria: da cosa dipende?

Fatte le considerazioni sulla Gestione Economica, possiamo passare alla Gestione Finanziaria.

La gestione finanziaria, quindi la capacità di generare liquidità, cioè una differenza positiva tra Entrate e Uscite, dipende da vari elementi:

• Prima di tutto dalla Gestione Economica stessa: chiaramente una gestione aziendale che produce Utili e Margini, avrà un impatto positivo anche sulla capacità di quell’attività di generare liquidità, Quindi tutti i fattori visti per la capacità di generare reddito valgono anche per migliorare la creazione di cash flow. Ma non basta! E’ infatti possibile assistere a situazioni in cui a fronte di un Utile di bilancio, si assistenza ad una carenza di liquidità. Ciò succede perché l’Utile (o la Perdita) sono solo uno dei fattori che incidono sulla liquidità aziendale. Vediamo gli altri.
• La gestione del Circolante, cioè dei Debiti e dei Crediti e, per chi ne è dotato, della gestione del magazzino. Se infatti un dato di livello di fatturato venisse raggiunto aumentando, ad esempio, i crediti ai Clienti, si assisterebbe ad un aumento del Fatturato (e quindi dell’Utile) ma non immediatamente anche della Liquidità. Anzi in molti casi per finanziare una tale crescita sono magari necessari investimenti di Magazzino e più Debiti. Altro esempio è legato ad un eccessivo peso del Magazzino rispetto al Fatturato, oppure da scelte finanziarie prese senza valutare l’equilibrio finanziario dell’azienda (ad esempio debiti di breve termine che finanziano investimenti di lungo termine);
• La gestione degli Investimenti: la politica dei nuovi investimenti incide sulla Liquidità e sull’indebitamento dell’attività, e di conseguenza sugli equilibri finanziaria di ogni azienda. E’ sempre positivo investire nella propria attività, ma il finanziamento degli investimenti stessi deve essere poi ripagato dai vantaggi dell’investimento stesso, per cui, a fronte di investimenti importanti, serve sempre un Piano Finanziario che dettagli i piani di rientro dell’investimento rispetto ai suoi costi e ai suoi frutti;
• La gestione del Patrimonio dei Soci investito in azienda: quanto soldi hanno messo i Soci? Quanto rispetto ai Debiti? Quanti soldi vengono prelevati dai Soci? Ecc.

Anche in questo caso, quindi per migliorare la liquidità prodotta da una data attività professionale o imprenditoriale è necessario ripartire dall’analisi di ognuno di questo sotto gruppi, cioè dalla liquidità prodotta dall’attività caratteristica, da come si gestiscono Debiti, Crediti e Magazzino (se esiste) e da come si prendono e valutano le scelte in termini di Investimento e Finanziamento.

Puoi trovare altri spunti sulla Liquidità nell’articolo 3 Passi per avere più liquidità nella tua attività o impresa

Gestione Economica e Finanziaria: concludendo…

Concludendo, migliorare la gestione aziendale partendo dai numeri, significa ripartire dai fondamentali della propria gestione economica e finanziaria, identificare quali componenti possono essere migliorate, con che tempi e modi è possibile farlo, e poi predisporre un piano di azione ben preciso e dettagliato.

E’ quindi chiaro che per migliorare la liquidità, affidarsi a scorciatoie come richiedere semplicemente maggiori fidi o debiti alla propria banca, rischia di essere una via breve ma pericolosa e che col passare del tempo, potrebbe aggravare il problema.

Invece di intervenire sulla causa si interviene sul sintomo del problema.

Prima di ricorrere a nuovo debito è utile quindi conoscere la propria situazione economica e finanziaria, e comprendere i motivi e le scelte che hanno portato a quel maggior fabbisogno finanziario. Solo allora si possono affrontare scelte di maggiore indebitamento senza pregiudicare lo stato di salute della propria attività professionale o imprenditoriale.

Allo scopo di iniziare a porre le basi della propria conoscenza finanziaria e di conseguenza della conoscenza dello stato di salute della propria attività, è utile valutare la partecipazione al corso sulla gestione finanziaria efficace. Un corso pratico che ti consente di dotarti di strumenti e metodologie per rendere la finanza della tua attività un’alleata per lo sviluppo della stessa.

Puoi partecipare in aula oppure Online.

Alberto Baruffaldi
Business Planning & Financial Trainer