Cash Flow: come fare le previsioni dei flussi di cassa

Fare le previsioni dei flussi di cassa, e quindi del cash flow di una attività imprenditoriale o professionale è qualcosa che sembra ai più una minaccia, ma qualsiasi attività, anche la più piccola, ha bisogno di previsioni di cash flow per migliorare la propria gestione ed, in ultima analisi, evitare pericoloso crisi di liquidità. Tenete presente che i problemi finanziari sono tra le prime cause della chiusura delle aziende e delle partite iva.

Detto molto semplicemente, la previsione dei flussi di cassa e del cash flow è lo strumento per prevedere che cosa sarà scritto in futuro nei vostri estratti conto. Ad esempio, per una partita iva vorrà dire essere in grado di prevedere mese per mese, le entrate da clienti, i pagamenti ai fornitori, il pagamento delle imposte e dell’iva, ecc.

Disporre di previsioni di cassa e di cash flow tra l’altro migliorerà di molto il vostro rapporto con la banca, perché sarete in grado di prevedere prima eventuali fabbisogni finanziari, di gestire al meglio eventuali fidi e soprattutto di evitare costosissimi scoperti di conto corrente.

Previsione di flussi di cassa e cash flow: ma è davvero utile?

Partiamo dal presupposto che fare male una previsione di flussi di cassa non serve a nulla, per cui se si decide di impegnarsi in tale compito, va svolto con precisione e costanza. Soprattutto la costanza è fondamentale, infatti uno strumento in grado di gestire il cash flow della vostra attività è uno strumento che richiede poche ma frequenti aggiornamenti.

L’altra componente che rende utile un simile strumento è l’accuratezza delle previsioni, sia di entrata che di uscita.

Solitamente la parte più difficile risiede nella previsione delle entrate (incassi) che di solito non dipendono solo da noi, ma dalla volontà del cliente di onorare nei tempi concordati i pagamenti delle fatture.

Anzi molti imprenditori e professionisti hanno l’errata convinzione che visto l’impossibilità di prevedere le entrate è inutile prevedere il cash flow. Purtroppo questa diffusa convinzione è, a mio modesto parere, proprio una delle principali cause di fallimento delle attività imprenditoriali o professionali. In realtà, fare previsioni degli incassi è possibile, e col tempo, le previsioni sono molto affidabili.

Naturalmente non si tratta di diventare dei maghi delle previsioni, ma occorre costruire un sistema in grado di ridurre gli errori di previsioni (ad esempio prevedendo già una quota di insoluti) e soprattutto fare in modo di disporre di un sistema di incassi che il più possibile prevede anticipi da clienti, rid, budget commerciali affidabili, contratti o ordini firmati (non a voce), ecc.

Quindi il primo motivo per cui dovreste iniziare a fare previsioni di cassa e di cash flow è quello di rendere più stabile e sicura la vostra attività. Limitarsi ad affermare che il vostro business rende impossibile fare previsioni finanziarie, se ci pensate bene, in realtà significa riconoscere che voi non avete nessun controllo sull’andamento del vostro business, e ciò non è una grande cosa, anzi.

Per cui la sfida è proprio iniziare pezzo per pezzo a capire come rendere più prevedibile e quindi controllabile il vostro business.

Un altro vantaggio risiede nel fatto che fare una previsione dei flussi finanziari ben studiata è simile ad impostare il business plan della vostra attività. Vi aiuta ad affinare le idee, a rendervi consapevoli di dove vanno i soldi, da dove arrivano, dell’impatto delle vostre decisioni di investimento, della tempistica, degli importi e dei ritorni delle vostre iniziative commerciali e di marketing, delle condizioni di vendita che riconoscete ai vostri clienti, ecc. e dopo tutto questo vi permette anche di fare delle simulazioni (es. cosa succede se faccio quell’investimento in Aprile, con pagamento in 3 mesi…)

Anche per professionisti, studi tecnici e professionali, micro e piccole imprese, gli strumenti di gestione del cash flow permettono al titolare di essere in grado di avere una visione finanziaria di insieme di cosa funziona, di cosa non funziona, di quantificare tali problematiche e capire quando (in che mese) si manifesterà il problema.

Previsione di flussi di cassa e cash flow: lo strumento utile alle previsioni

Concretamente lo strumento utile ad effettuare previsioni di cassa e gestione del cash flow, nella sua forma più semplice, si concretizza in un file Excel in cui le righe sono composte dalle varie tipologie di entrate e uscite e le colonne i mesi passati e futuri.

Per conoscere come effettivamente effettuare una previsione dei flussi di cassa e una gestione operativa del cash flow della vostra attività professionale o imprenditoriale, potete valutare la partecipazione al nostro corso in Aula oppure Online

Previsione di flussi di cassa e cash flow: le regole per la compilazione della vostra prima previsione

Ecco alcuni principi generali che vi saranno utili per creare il vostro primo sistema di gestione del cash flow e di effettuare le previsioni di cassa:

• Per le Entrate partire inserire prima di tutto le cifre più sicure, quelle ad esempio che derivano da incassi da clienti affidabili, da contratti firmati, da rid bancari, canoni, ecc. Se un incasso deriva da cliente poco affidabile o se il lavoro sottostante ha problemi tali da giustificare un mancato incasso, semplicemente non prevedete quell’incasso;
• Tutte le voci (entrate e uscite) vanno inserite nel mese di effettivo incasso o pagamento, non quando emetto o ricevo la fattura, ma quando la incasserò o pagherò;
• Tutte le voci (entrate o uscite) devono comprendere l’IVA, infatti l’IVA verrà o incassata dal cliente o pagata al fornitore;
• Per le uscite dovrete collocare nel mese di effettivo pagamento tutte le uscite, partendo da quelle certe come ad esempio l’affitto, i canoni di leasing, le rate di rimborso di prestiti, le tasse e i contributi, i salari dei dipendenti. Poi iniziate a prevedere, anche in base alla storia, le bollette e utenze, i costi di promozione e marketing, le spese per le auto aziendali, la cancelleria, le assicurazioni, le manutenzioni e tutte gli altri costi;
• Nelle Entrate vanno anche inseriti eventuali prestiti ricevuti dalla banca, da finanziatori, da amici, ecc. o il denaro che voi come soci avete versato nell’attività;
• Se siete nella fase iniziale dell’attività, vanno anche inseriti tutti quei costi o investimenti iniziali ad avviare e far decollare l’attività come ad esempio l’acquisto di materie e attrezzature, i lavori di sistemazione della sede, la creazione della società, ecc.

Previsione di flussi di cassa e cash flow: prevedere gli incassi

Sicuramente la parte difficile di tale lavoro è la previsione puntuale degli incassi, è inutile negarlo ma esistono strategie e consigli per rendere possibile e affidabile anche tale passaggio:

• Disporre un Budget delle Vendite affidabile, per affidabile intendo che ogni cifra inserita come vendita non deve essere una mera previsione ma un obiettivo preciso e che sia ben chiaro quali sono i passi e le strategie per raggiungerlo sia lato commerciale che di marketing. Non basta quindi fare previsioni di vendita, ma per ogni previsione deve essere chiara la strategia per raggiugere quel numero;
• Una previsione degli incassi include sicuramente le fatture già emesse, ma anche eventuali ordini clienti o contratti già firmati, e soprattutto deve tenere conto delle condizioni di vendita effettive applicate al cliente;
• Nel fare queste previsioni occorre tenere conto della eventuale stagionalità presente nel vostro business, se presente;
• Per i clienti per cui siete sicuri dell’incasso ma non del rispetto della scadenza naturale, prevedete già il ritardo fisiologico dell’incasso (es. la fattura scade a Settembre, ma prevederò l’incasso a Ottobre scontando già un ritardo di un mese);
• Nella previsione potete già prevedere anche una data percentuale di insoluti;
• Nel caso di attività commerciali che incassano immediatamente per cassa le fatture o scontrini, la previsione di cassa corrisponderà con la previsione di vendite o la media storica degli incassi nei corrispettivi mesi passati;
• Tenete conto dei mesi particolari, come Agosto o Dicembre, dei periodi di saldi, ecc.;
• Per chi ha incassi legati a stato avanzamento di progetti o cantieri, occorre legare strettamente le previsioni di cassa alla conoscenza dell’andamento operativo del progetto o del cantiere. Problemi operativi gravi sul progetto o nel cantiere porteranno inevitabilmente ad uno slittamento degli incassi.

Previsione di flussi di cassa e cash flow: la gestione operativa e quotidiana

Se avete inserito come suggerito tutte le uscite e solo le entrate certe, la previsione del vostro saldo di banca per i mesi futuri molto probabilmente mostrerà un saldo negativo, per molti di voi molto negativo. Non preoccupatevi, è assolutamente normale perché a tale previsione manca una cosa fondamentale: le nuove vendite.

A questo punto avete due possibilità:

• Se avete un Budget delle Vendite affidabile, potete utilizzare tale previsioni commerciali e trasformarle in previsioni finanziarie (quindi la vendita che ho previsto nel mese di Settembre, comporterà un incasso ad esempio a Novembre, se la condizione pattuita col cliente è di 60 giorni, e andrà aumentata dell’IVA);
• Se invece non avete ancora un Budget delle Vendite, il mio consiglio è quello di iniziare quanto prima a fare i Budget, ma nel frattempo potete anche lasciare le previsioni di cassa che mostrano quel saldo negativo, e usare quel saldo negativo, nei mesi in cui viene mostrato, come obiettivo commerciale.

In altre parole ogni saldo negativo di cassa o cash flow mostrato nel sistema può essere finanziato da:

• Nuove vendite, che quindi diventano un obiettivo fondamentale per finanziare i saldi negativi. Ma ciò è possibile se avete un sistema di marketing e commerciale in grado di sapere come ottenere contatti e vendite e in che misura;
• Nuovi finanziamenti o prestiti o fidi, che nel breve possono essere la soluzione, ma alla lunga naturalmente possono portare ad un sovraindebitamento.

Per cui il primo passo è sapere di quante risorse finanziarie avremo bisogno, e secondo occorre pianificare il modo di finanziare quel “buco” dando priorità alla vostra capacità di acquisire clienti, o vendere di più o meglio ai clienti attuali. Solo residualmente occorre rivolgersi alla banca o ai finanziatori, se non per finanziare spese straordinarie come gli investimenti.

Per conoscere come effettivamente effettuare una previsione dei flussi di cassa e una gestione operativa del cash flow della vostra attività professionale o imprenditoriale, potete valutare la partecipazione al nostro corso “Financial Development” in Aula oppure “Financial Management” Online.

Alberto Baruffaldi
Financial Trainer